最後更新時間: 2014/10/1

電子郵件不但可以將信件內容傳遞給你指定的收件人，更可以在信件內容中插入附件檔，讓收件人在收件的同時一併取得你要給他的檔案。將附件檔插入電子郵件寄給收件人是一個很方便的功能，只要是合乎你使用的電子郵件系統規定的檔案格式，都可以透過「插入附件」的功能寄給指定的收件人。Gmail 功能強大，傳送附件當然沒問題，但是如同其他電子郵件平台一樣，對於附件檔的檔案格式及大小有所限制。

在 Gmail 郵件中直接附加檔案的限制

• 附件檔的檔案大小總計為限制為 25MB: 不論你的電子郵件中要傳送多少支檔案，所有檔案的大小加總必須小於 25MB。只要超過 25MB，你就無法傳送這封電子郵件傳而且會收到錯誤訊息。
  
  更重要的的是，即使你的附件檔案並未超過 25MB，也有可能因為收件者的電子郵件系統限制而無法順利收到你傳送的電子郵件。原因很簡單，許多電子郵件系統能接收的附件大小非常小，稍微超過這位收件者的電子郵件系統限制他就收不到了。以阿力獅以前任職的公司為例，系統管理員所設定的電子郵件收發附件的檔案大小限制為 10MB。也就是說，假如有一位 Gmail 使用者傳送了一封附件檔為 20MB 的電子郵件給我之前的公司信箱，雖然低於 Gmail 的 25MB 限制，但是這位 Gmail 寄件者一樣會收到退信通知，因為阿力獅之前公司的電子郵件系統只允許 10MB 的附件檔，附件檔大於這個大小的郵件均直接退信。
• 附件檔檔案格式限制 (以下類型的檔案無法當做 Gmail 的附件檔)
  • 不能是可執行檔: 以 Windows 作業系統為例，最常見的可執行檔就是 EXE 檔。
  • 不能是腳本檔: 以 Windows 作業系統為例，最常見的腳本檔就是 BAT 批次命令檔，Gmail 將腳本檔視同可執行檔。
  • 不能是包含可執行檔或腳本檔的壓縮檔。
  • 以上三種檔案你無法當做 Gmail 的附件檔寄出，當你試圖使用 Gmail 傳送這三種類型的檔案，你都會收到郵件傳送錯誤通知。在移除這些類型的附件之前，信件無法成功寄出。
    別人也無法將這三種檔案以附件方式傳送到你的 Gmail 信箱，假如有人寄這種類型的附件檔給你，信件會被退回，而這位寄件者會收到退信通知，當然你也收不到囉！

以上是 Gmail 以一般插入附件方式傳送電子郵件的限制，在告訴你突破這些附件限制之前，阿力獅還是先告訴你如何使用一般 Gmail 插入附件的方式。

在 Gmail 郵件中直接附加檔案的方式 (收發雙方限制多)

Gmail 雖然功能強大，但是它一般插入附件的方式還是遵循大多數電子郵件系統的規範，所以收發雙方限制多多。有鑑於這種舊式附件系統是大多數電子郵件系統的共通方式，阿力獅還是為各位介紹，讓大家能有個基礎操作概念。至於登入 Gmail 以及基本的電子郵件撰寫與傳送，請參考這篇。

請依照以下幾個簡單步驟來進行插入附件檔案的操作。

1. 按一下 [撰寫] 開啟 [新郵件] 視窗，輸入收件人、郵件主旨以及郵件文字內容。
   • 請注意，有些較為嚴格的電子郵件系統不接受沒有郵件主旨空白主旨以及內容的電子郵件，有可能會直接退件 (你會收到退件通知) 後是系統將這種郵件直接歸類至垃圾郵件，因為空白主旨與內容是大部分垃圾郵件的重要特徵。這跟大家不接未顯示來電號碼的電話或是會掛掉不出聲的電話差不多道理。
   • 其實寫上有意義的郵件主旨與內容不僅僅是一種禮貌，也是有效溝通的基礎。在電子郵件中有附件檔的時候，郵件內容可以稍微提及這些附件檔用途，讓收件者
2. 按一下視窗下方工具列上的 [附加檔案] 按鈕 (一個長得像迴紋針的按鈕)。
   
3. 在 [開啟舊檔] 視窗中瀏覽至附件檔的儲存位置，選取你要傳送的附件檔，然後按一下 [開啟舊檔]。
   
   • 一封電子郵件中可以附加多個檔案。
     • 假如需要選取連續檔案，請在選取第一個檔案後按著 Shift 鍵，然後選取最後一個檔案。
     • 假如需要選取個別的檔案，請按著 Ctrl 鍵後選取需要的檔案。
   • 你選取的檔案會開始上傳，請稍微等待一下。
   • 在附件檔上傳過程中或上傳完畢後，發現有誤傳的檔案都可以按一下檔名旁的 X 刪除檔案。
     
   • 附件檔上傳完畢後，[附加檔案] 按鈕會從原本的迴紋針圖示變成迴紋針夾著一張紙的圖示，這點蠻有趣的，稍稍留意一下就看的到囉。
4. 確認所有項目無誤後，按一下 [傳送] 就完成了。
   • 假如信件中附件含有任何不符合 Gmail 系統規則的附件，按下 [傳送] 後會顯示相關錯誤訊息，並停止傳送動作。請把不符規定的附件刪除，你才能成功電子郵件。
   • 不符合規定的附件檔即使你更改副檔名後再上傳也是沒用的，任何系統在進行檔案偵測動作時都不是以附檔名為判斷依據。

接下來阿力獅會向各位介紹如何突破以上的限制，讓電子郵件收發雙方不再因為這些限制而困擾。

在 Gmail 中使用 Google 雲端硬碟插入附加檔案

Google 雲端硬碟是 Google 所提供的雲端工作儲存空間，在與 Gmail 整合之後，當你需要在電子郵件中插入附件檔時，只要插入的是你儲存在 Google 雲端硬碟的檔案，就不再有檔案格式限制，也不會有檔案大小限制。不僅僅只有寄件人解除限制而已，最重要的是收發雙方都不再受到這些限制。

使用的方法很簡單，只要依照以下步驟就可以完成插入 Google 雲端硬碟內的檔案。

1. 不論是新郵件、回覆郵件或是轉寄郵件，在需要插入附件檔時，改成按一下 [使用雲端硬碟插入檔案]。這個按鈕的圖示就是「Google 雲端硬碟」這項服務的代表圖示，只不過是變成灰階版 ()。
   
   • 接下來會出現 [使用 Google 雲端硬碟插入檔案] 視窗，在這個視窗中有三個功能頁面。
     • 我的雲端硬碟: 你上傳到 Google 雲端硬碟的檔案全部都在這裡，從這裡選取檔案是在雲端的儲存空間中進行，你不需重新上傳，既方便又省事。Google 雲端硬碟最基本的檔案上傳方式可以參考這一篇。
     • 收到的項目: 假如你曾經收到過其他 Google 雲端硬碟使用者分享給你的檔案，都會集中在此。這些檔案是別人分享給你的，並不會佔用你的 Google 雲端硬碟空間。需要注意的是，當你以「收到的項目」為附件傳送給其他人後，假如檔案擁有者在這之後刪除檔案，你的收件者也無法再取得檔案。
     • 上傳: 假如要當做附件的檔案還沒上傳到你自己的 Google 雲端硬碟空間，可以直接在這個頁面上傳。
2. 假如你要當做附件的檔案還沒上傳至 Google 雲端硬碟，請先按一下 [上傳] 標籤。
   1. 直接將檔案拖曳到 [上傳] 頁面。
   2. 或是按一下 [從您的電腦中選取檔案]，瀏覽個人電腦中的檔案並加以選取。
   3. 最後記得按一下頁面下方的 [上傳] 按鈕以完成檔案上傳，檔案上傳視檔案大小及上傳頻寬快慢而有所不同。
3. 假如你要當做附件的檔案是其他 Google 雲端硬碟使用者分享給你的檔案，請按一下 [收到的項目] 標籤，選取檔案後按一下頁面下方的 [插入] 按鈕即可。
4. 假如你要當做附件的檔案已經上傳至 Google 雲端硬碟，在 [我的雲端硬碟] 頁面中直接選取，然後按一下頁面下方的 [插入] 按鈕即可。
   
5. 不論是在 [我的雲端硬碟] 或是 [收到的項目] 頁面，選取連續檔案或是選取不連續多個檔案的方式跟在 Windows 檔案總管裡是一樣的 (上一頁有提過)。
6. 從 Google 雲端硬碟加入附件檔的操作完成後，記得按一下 [傳送] 按鈕將郵件傳送出去唷。

使用 Google 雲端硬碟插入檔案的好處

在 Gmail 中使用 Google 雲端硬碟的檔案作為電子郵件的附件檔好處非常多，阿力獅列出幾個比較重要的給大家參考。

• 首先，跟按一下 [附加檔案]  按鈕 () 的方式比起來，之前列舉的所有 Gmail 附件檔案格式限制以及檔案大小限制全都不在了。尤其是檔案大小限制是大家最在乎的，因為現在隨便寄個影片檔或是音質尚可的音樂專輯都不會小於 25MB。
• 不只是你這個寄件者不再有檔案大小及格式的限制，收件者也不會有這些限制。這代表不再有你把信寄出去而收件者無法取得附件檔的情況發生。
• 已上傳到 Google 雲端硬碟的檔案可以立即重複使用。
  • 用舊方式傳送附件檔，假如寄件備份還在，你可以使用轉寄舊郵件的方式再寄給新的收件者。但是但你不想讓新的收件者知道一些原始信件中的收件者時 (例如人際圈不同)，你得再建立一封新郵件，而所有附件得全部重新從本機硬碟再上傳一次。你上次上傳附件要多久，這次也不會差太多！
  • 使用 Google 雲端硬碟的檔案當做附件檔來源時，即使發生上述的狀況，你就直接從 Google 雲端硬碟裡選取檔案，不必重新上傳。
• 電子郵件本身的檔案體積會大幅縮小，不僅有利於迅速傳輸，也節省了你 Gmail 的信箱空間。
  • 以往在電子郵件中直接插入本機檔案，會以電子郵件本身會直接夾帶這些檔案寄出去，原本檔案體積不大的電子郵件 (文字本身佔不了多少檔案大小，看看文字檔你就懂)，變成要加上你夾帶的所有附件檔大小。你加上了多大的附件檔，電子郵件就多大，等於是上傳一個較大的檔案。
  • 採用 Google 雲端硬碟裡的檔案作為附件檔來源，其實只是在原本的電子郵件裡插入一個或多個的檔案下載連結 (從 Google 雲端硬碟下載)，並沒有實際在郵件中加入任何實際檔案，所以郵件體積小，傳送速度快。
  • 傳送電子郵件不論成功與否、是否被退件，電子郵件系統裡都會有這封郵件的寄件備份，而這封電子郵件的附件有多大，它就佔掉 Gmail 多少儲存空間。當這種佔空間的郵件越來越多的時候，再加上別人記過來的附件檔，Gmail 儲存空間再大都有耗盡的一天。

假如你之前在 Gmail 中因為還不清楚可以使用 Google 雲端硬碟中的檔案當做附件檔而造成一些困擾，請馬上採用新方式讓你的 Gmail 使用起來更順暢吧！